Uansett hva telefonen din brukes til,
gi den til agenten.
Dette er oppgavene kundene gir fra seg på dag én. Hver kommer som en mal: en instruks i enkle ord, de riktige verktøyene slått på, de riktige sikkerhetsnettene på plass. Endrer du en setning, endrer det hvordan agenten oppfører seg. Under hver kan du lese hvordan en samtale faktisk går.
AI-resepsjonist
Svarer på første ring, hver gang. Forteller den som ringer det de trenger å vite, sender dem til riktig person, tar en beskjed når ingen er ledig, og setter aldri noen i kø med musikk.
Agent: Dr. Holm er inne til klokka fire. Jeg kan sette deg over, eller ta en beskjed hvis hun er med en pasient. Hva foretrekker du?
Timebestilling
Sjekker faktisk ledighet i kalenderen eller bookingsystemet ditt, tilbyr to tidspunkter, booker det den som ringer velger, bekrefter på SMS, og flytter eller avlyser når planene endrer seg. Agenten sier bare «booket» etter at verktøyet har sagt det.
Innringer: Torsdag.
Agent: Torsdag klokka 14:00 med dr. Holm er booket. Jeg har sendt deg en tekstmelding med detaljene.
Kvalifisering av leads
Et skjema kommer inn, og agenten ringer tilbake i løpet av sekunder mens interessen er varm. Den stiller de tre spørsmålene selgerne dine stiller, skriver svarene på leadet, og booker et møte med riktig person hvis det passer.
Innringer: Ja og ja.
Agent: Flott. Rådgiveren vår Mikkel har tid onsdag formiddag til en femten minutters samtale. Skal jeg booke den?
Kundeservice
Spørsmålene som fyller innboksen: hvor er ordren min, hvordan returnerer jeg, hva koster det, når har dere åpent. Besvart fra kunnskapsbasen din, på språket til den som ringer, med et menneske én setning unna.
Agent: Ja. Returer tas imot i alle butikkene våre innen 30 dager med kvittering eller ordrenummer. Vil du ha åpningstidene til nærmeste butikk?
Ordrer og status
Koble til nettbutikken eller ERP-systemet ditt som et verktøy, så slår agenten opp ordren mens den snakker: sendt, forsinket, levert. Den kan også ta en enkel ordre, gjenta den, og sende den videre.
Agent: Et øyeblikk. Ordre 48213 forlot lageret vårt i går og skal komme frem i morgen før klokka seks. Skal jeg sende deg sporingslenken på SMS?
Påminnelser og kampanjer
Timepåminnelser dagen før, fornyelser, tilbakevinning, oppringninger fra venteliste. Last opp listen, sett tidsvinduet, så jobber oppringeren seg gjennom den med gjentatte forsøk og gjenkjenning av telefonsvarer. Hvert utfall havner på leadet.
Innringer: Kan vi gjøre det klokka 10?
Agent: 10:00 er ledig. Flyttet. Vi ses i morgen.
Undersøkelser og oppfølging
Tre spørsmål etter et besøk, en levering eller en reparasjon. Korte, høflige, på kundens språk, med svarene skrevet som felt du kan eksportere eller sende til verktøyene dine.
Innringer: En femmer.
Agent: Takk. Og ville du anbefalt oss til en nabo?
Utenom åpningstid og overløp
Videresend anrop til agenten når ingen tar telefonen, når linjen er opptatt, eller utenfor åpningstidene. Den håndterer det den kan, tar resten som beskjeder, og teamet ditt starter morgenen med et sammendrag i stedet for en full telefonsvarer.
Agenten vet hva den ikke vet.
Hver mal leveres med de samme tre vanene, fordi en resepsjonist som bløffer er verre enn ingen resepsjonist.
Sier at den er en AI
I hilsenen, på alle språk. Ærlig, og mange steder påbudt ved lov.
Påstår aldri noe den ikke gjorde
«Booket» sies bare etter at kalenderen sa ja. En annen modell sjekker svaret på sanntidsmotorene.
Holder et menneske innen rekkevidde
Overføring, tilbakeringing eller beskjed. Be om et menneske, og du får det, eller et løfte den holder.
Velg én, endre to setninger, trykk Test.
Alle malene ligger i gratiskontoen.