Wofür Ihr Telefon auch da ist,
geben Sie es dem Agenten.
Das sind die Aufgaben, die Kunden am ersten Tag übergeben. Jede kommt als Vorlage: ein Prompt in einfachen Worten, die richtigen Tools eingeschaltet, die richtigen Sicherheitsnetze an ihrem Platz. Ändern Sie einen Satz, und der Agent verhält sich anders. Unter jeder können Sie lesen, wie ein Anruf tatsächlich verläuft.
KI-Telefonassistent
Nimmt jedes Mal nach dem ersten Klingeln ab. Sagt den Anrufern, was sie wissen müssen, leitet sie an die richtige Person weiter, nimmt eine Nachricht auf, wenn niemand frei ist, und stellt niemanden mit Musik in eine Warteschlange.
Wie es sich mit einem menschlichen Telefonservice vergleicht, mit Preisen: KI-Telefonservice.
Agent: Dr. Holm ist bis vier Uhr da. Ich kann Sie durchstellen oder eine Nachricht aufnehmen, falls sie bei einem Patienten ist. Was ist Ihnen lieber?
Terminbuchung
Prüft die echte Verfügbarkeit in Ihrem Kalender oder Buchungssystem, bietet zwei Termine an, bucht den, den der Anrufer wählt, bestätigt per SMS und verschiebt oder storniert, wenn sich Pläne ändern. Der Agent sagt „gebucht“ erst, nachdem das Tool es gesagt hat.
Anrufer: Donnerstag.
Agent: Donnerstag um 14:00 bei Dr. Holm ist gebucht. Ich habe Ihnen eine SMS mit den Details geschickt.
Lead-Qualifizierung
Ein Formular geht ein, der Agent ruft in Sekunden zurück, solange das Interesse noch warm ist. Er stellt die drei Fragen, die Ihr Vertrieb stellt, schreibt die Antworten auf den Lead und bucht einen Termin mit der richtigen Person, wenn es passt.
Anrufer: Ja und ja.
Agent: Prima. Unser Berater Mikkel hat Mittwochvormittag Zeit für ein fünfzehnminütiges Gespräch. Soll ich es buchen?
Kundensupport
Die Fragen, die das Postfach füllen: Wo ist meine Bestellung, wie sende ich zurück, was kostet es, wann haben Sie geöffnet. Beantwortet aus Ihrer Wissensdatenbank, in der Sprache des Anrufers, mit einem Menschen einen Satz entfernt.
Agent: Ja. Rückgaben werden in jedem unserer Geschäfte innerhalb von 30 Tagen mit Kassenbon oder Bestellnummer angenommen. Möchten Sie die Öffnungszeiten des nächsten Geschäfts?
Bestellungen und Status
Verbinden Sie Ihren Shop oder Ihr ERP als Tool, und der Agent schlägt die Bestellung während des Gesprächs nach: versandt, verspätet, zugestellt. Er kann auch eine einfache Bestellung aufnehmen, wiederholen und weitergeben.
Agent: Einen Moment. Bestellung 48213 hat unser Lager gestern verlassen und sollte morgen vor sechs Uhr ankommen. Soll ich Ihnen den Tracking-Link per SMS schicken?
Erinnerungen und Kampagnen
Terminerinnerungen am Vortag, Verlängerungen, Rückgewinnung, Anrufe bei Wartelisten. Laden Sie die Liste hoch, legen Sie das Zeitfenster fest, und der Dialer arbeitet sie mit Wiederholungen und Mailbox-Erkennung ab. Jedes Ergebnis landet beim Lead.
Anrufer: Können wir 10 Uhr machen?
Agent: 10:00 Uhr ist frei. Verschoben. Bis morgen.
Umfragen und Nachfassen
Drei Fragen nach einem Besuch, einer Lieferung oder einer Reparatur. Kurz, höflich, in der Sprache des Kunden, mit den Antworten als Feldern, die Sie exportieren oder an Ihre Tools senden können.
Anrufer: Eine Fünf.
Agent: Danke. Und würden Sie uns einem Nachbarn weiterempfehlen?
Nach Feierabend und bei Überlauf
Leiten Sie Anrufe an den Agenten weiter, wenn niemand abnimmt, die Leitung besetzt ist oder außerhalb der Öffnungszeiten. Er erledigt, was er kann, nimmt den Rest als Nachrichten auf, und Ihr Team beginnt den Morgen mit einer Zusammenfassung statt mit einer Mailbox.
Der Agent weiß, was er nicht weiß.
Jede Vorlage kommt mit denselben drei Gewohnheiten, denn ein Empfangsmitarbeiter, der blufft, ist schlimmer als keiner.
Sagt, dass er eine KI ist
In der Begrüßung, in jeder Sprache. Ehrlich, und vielerorts gesetzlich vorgeschrieben.
Behauptet nie, was er nicht getan hat
„Gebucht“ wird erst gesagt, nachdem der Kalender Ja gesagt hat. Auf Echtzeit-Engines prüft ein zweites Modell die Antwort.
Hält einen Menschen in Reichweite
Weiterleitung, Rückruf oder Nachricht. Wer nach einem Menschen fragt, bekommt einen, oder ein Versprechen, das gehalten wird.
Eine wählen, zwei Sätze ändern, Test drücken.
Jede Vorlage ist im kostenlosen Konto enthalten.