Hva er en AI-resepsjonist? Slik fungerer den
En AI-resepsjonist er et program som tar bedriftens telefon og snakker med den som ringer. Det er ikke en tastemeny og ikke en innspilt beskjed. Den lytter, forstår hva den som ringer vil, og gjør noe med det: svarer på et spørsmål, booker en time, tar imot en beskjed eller setter over til et menneske. Det enkleste er å følge den gjennom en arbeidsdag.
Første ring: en hilsen og et spørsmål
Hvert anrop starter likt. AI-resepsjonisten tar telefonen, sier bedriftens navn og sier at den er en AI. Det siste betyr noe: folk slapper av når de vet hvem de snakker med, og de blir irriterte når de oppdager det sent. Så spør den hva den kan hjelpe med, og venter.
Bak hvert svar skjer tre ting i en sløyfe. Lytte: talegjenkjenning gjør stemmen om til tekst. Tenke: en språkmodell leser teksten sammen med instruksjonene dine og bestemmer hva som skal skje. Snakke: talesyntese gjør svaret om til en stemme igjen. Noen systemer samler alle tre i én modell, som høres mer naturlig ut og koster mer per minutt.
De fire oppgavene den gjør mest
Hør på en ukes anrop hos nesten hvilken som helst bedrift, og du hører de samme ønskene igjen og igjen. En resepsjonist, menneske eller ikke, bruker mesteparten av dagen på fire ting:
- Svare på spørsmål ut fra ditt eget materiale: åpningstider, priser, adresse, hva man skal ha med. Står svaret ikke der, sier den det.
- Booke, flytte og avlyse timer via kalenderen din. Den sier "booket" først når kalenderen har bekreftet.
- Ta imot beskjeder: navn, nummer, hva det gjelder og når det passer å bli ringt opp.
- Sette over til en kollega, gjerne med en kort beskjed først, så den som ringer slipper å forklare alt på nytt.
De vanskelige anropene: å vite når den skal stoppe
Noen anrop er ikke for en maskin: en sint kunde, et medisinsk spørsmål, noen som er lei seg eller redd. En god AI-resepsjonist har én regel for dem: hent et menneske, eller ta imot en beskjed og lov at noen ringer tilbake. Den diskuterer ikke, gjetter ikke og finner ikke på regler du aldri har skrevet. Spør enhver leverandør hvordan de hindrer den i å love noe den ikke kan stå for, for eksempel en refusjon eller en time som ikke er booket.
Etter anropet: papirarbeidet
Når den som ringer legger på, skriver AI-resepsjonisten et sammendrag og et resultat som "booket", "beskjed tatt" eller "satt over". Du ser hvert anrop neste morgen og vet hvem du skal ringe tilbake. Om samtaler tas opp og hvor lenge de lagres, bestemmer du selv.
Hva koster en AI-resepsjonist?
De fleste tar betalt per samtaleminutt eller i en månedspakke med et antall minutter. Hos NordTell starter det på 329 kr i måneden eks. mva. med 60 minutter inkludert, og alle funksjoner er med i alle pakker. Slik regner du ut dine egne tall: Hva koster en AI-resepsjonist?
Trenger du en? Tre spørsmål
- Blir anrop ubesvart? Tell dem i to uker før du gjetter.
- Handler de fleste anropene om de samme få tingene?
- Finnes det et menneske den kan sette over de sjeldne anropene til?
Tre ja betyr at det er verdt å prøve. Bygg den først i nettleseren og snakk med den gjennom mikrofonen. Koble til et nummer først når du ville vært fornøyd med at en ekte kunde hørte den. Vil du bare bruke den når du selv ikke rekker telefonen, les om AI-telefonsvareren.
Hvor NordTell passer inn
NordTell er et sted å bygge en slik AI-resepsjonist. Du skriver instruksjonene med vanlige ord, velger stemme og språk, tester i nettleseren og kobler til et nummer. Bygget i København, servere i EU, og den sier alltid at den er en AI.