Hvad er en AI-receptionist? Sådan virker den
En AI-receptionist er et program, der tager virksomhedens telefon og taler med den, der ringer. Det er ikke en telefonmenu og ikke en optaget besked. Den lytter, forstår, hvad den, der ringer, vil, og gør noget ved det: svarer på et spørgsmål, booker en tid, tager en besked eller stiller om til et menneske. Man kalder det også AI-telefonpasning. Den nemmeste måde at forstå den på er at følge den gennem en arbejdsdag.
Det første ring: en hilsen og et spørgsmål
Hvert opkald starter ens. AI-receptionisten tager telefonen, siger virksomhedens navn og siger, at den er en AI. Det sidste betyder noget: folk slapper af, når de ved, hvem de taler med, og de bliver sure, når de finder ud af det sent. Derefter spørger den, hvad den kan hjælpe med, og venter.
Bag hvert svar sker tre ting i en løkke. Lytte: talegenkendelse gør stemmen til tekst. Tænke: en sprogmodel læser teksten sammen med dine instruktioner og beslutter, hvad der skal ske. Tale: talesyntese gør svaret til en stemme igen. Nogle systemer samler alle tre i én model, som lyder mere naturligt og koster mere pr. minut.
De fire opgaver, den laver mest
Lyt til en uges opkald i næsten enhver virksomhed, og du hører de samme ønsker igen og igen. En receptionist, menneske eller ej, bruger det meste af dagen på fire ting:
- Svare på spørgsmål ud fra dit eget materiale: åbningstider, priser, adresse, hvad man skal have med. Står svaret ikke der, siger den det.
- Booke, flytte og aflyse tider via din kalender. Den siger først "booket", når kalenderen har bekræftet.
- Tage beskeder: navn, nummer, hvad det drejer sig om, og hvornår det passer at blive ringet op.
- Stille om til en kollega, gerne med en kort besked først, så den, der ringer, ikke skal forklare det hele igen.
De svære opkald: at vide, hvornår den skal stoppe
Nogle opkald er ikke til en maskine: en vred kunde, et medicinsk spørgsmål, en der er ked af det eller bange. En god AI-receptionist har én regel for dem: få fat i et menneske, eller tag en besked og lov, at der bliver ringet tilbage. Den diskuterer ikke, gætter ikke og finder ikke på regler, du aldrig har skrevet. Spørg enhver leverandør, hvordan de forhindrer, at den lover noget, den ikke kan stå inde for, for eksempel en refusion eller en tid, der ikke er booket.
Efter opkaldet: papirarbejdet
Når den, der ringer, lægger på, skriver AI-receptionisten et referat og et resultat som "booket", "besked taget" eller "stillet om". Du ser hvert opkald næste morgen og ved, hvem du skal ringe tilbage til. Om samtaler bliver optaget, og hvor længe de gemmes, bestemmer du selv.
Hvad koster en AI-receptionist?
De fleste tager betaling pr. samtaleminut eller i en månedspakke med et antal minutter. Hos NordTell starter det ved 219 kr. om måneden ekskl. moms med 60 minutter inkluderet, og alle funktioner er med i alle pakker. Sådan regner du dine egne tal ud: Hvad koster en AI-receptionist?
Har du brug for en? Tre spørgsmål
- Bliver opkald ubesvaret? Tæl dem i to uger, før du gætter.
- Handler de fleste opkald om de samme få ting?
- Er der et menneske, den kan stille de sjældne opkald videre til?
Tre ja betyder, at det er værd at prøve. Byg den først i browseren og tal med den gennem mikrofonen. Tilslut først et nummer, når du ville være glad for, at en rigtig kunde hørte den. Vil du kun bruge den, når du ikke selv kan tage telefonen, så læs om AI-telefonsvareren.
Hvor NordTell passer ind
NordTell er et sted at bygge sådan en AI-receptionist. Du skriver instruktionerne med almindelige ord, vælger stemme og sprog, tester i browseren og tilslutter et nummer. Bygget i København, serverne står i EU, og den siger altid, at den er en AI.