Telefonische Erreichbarkeit verbessern: 8 Wege für kleine Firmen
Telefonische Erreichbarkeit ist der Anteil der Anrufe, die tatsächlich angenommen werden. Klingeln an einem Tag 40 Mal das Telefon und nehmen Sie 30 Anrufe an, liegt Ihre Erreichbarkeit bei 75 Prozent. Die anderen zehn Anrufer haben aufgelegt, eine Mailbox gehört oder es später woanders versucht. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie Ihre Erreichbarkeit messen, was verpasste Anrufe kosten und acht Wege, sie zu verbessern.
Erst messen, dann handeln
Die meisten kleinen Firmen schätzen ihre Erreichbarkeit zu hoch, weil man verpasste Anrufe nicht hört. Zählen Sie deshalb zwei Wochen lang:
- Alle eingehenden Anrufe, angenommen und verpasst. Die Anrufliste im Handy, das Kundenportal Ihres Anbieters oder die Telefonanlage zeigt sie.
- Wann die verpassten Anrufe kommen: in Stoßzeiten, in der Mittagspause, nach Feierabend, am Wochenende.
- Wie viele zurückgerufen wurden und wie viele davon noch etwas von Ihnen wollten.
Teilen Sie die angenommenen durch alle Anrufe, und Sie haben Ihre Erreichbarkeitsquote. Wichtiger als die Zahl ist das Muster: Es zeigt, welche der acht Lösungen unten zu Ihnen passt.
Was verpasste Anrufe kosten
Ein verpasster Anruf kostet nicht immer etwas. Ein Lieferant ruft wieder an, ein Stammkunde auch. Teuer wird es bei neuen Kunden, die drei Firmen auf ihrer Liste haben und bei der ersten bleiben, die abnimmt. Rechnen Sie es für Ihren Betrieb grob durch: verpasste Anrufe pro Monat mal den Anteil davon, der ein neuer Auftrag gewesen wäre, mal den durchschnittlichen Wert eines Auftrags. Verwenden Sie Ihre eigenen Zahlen, nicht die von anderen.
8 Wege, die Erreichbarkeit zu verbessern
1. Rufumleitung bei Nichtmelden
Die einfachste Stufe: Nehmen Sie nicht ab, klingelt es nach einigen Sekunden bei einem Kollegen oder einer anderen Nummer. Die Codes für Vodafone und o2 stehen in Rufumleitung einrichten.
2. Eine Anrufgruppe statt einer Nummer pro Person
Klingeln mehrere Telefone gleichzeitig, nimmt der ab, der gerade frei ist. Viele Telefonanlagen und Cloud-Telefonie-Anbieter bieten das an.
3. Feste Telefonzeiten nennen
„Telefonisch erreichbar Mo–Fr 9–12 Uhr“ auf der Website und in der Signatur lenkt Anrufe in Zeiten, in denen jemand da ist. Das hilft, ersetzt aber keine Lösung für die übrige Zeit.
4. Eine Mailbox-Ansage, die weiterhilft
Nennen Sie den Firmennamen, die Zeiten und wann Sie zurückrufen. Fertige Texte stehen in unserem Beitrag zum KI-Anrufbeantworter.
5. Rückrufe am selben Tag
Legen Sie zwei feste Zeitfenster am Tag fest, in denen alle verpassten Anrufe zurückgerufen werden. Je schneller der Rückruf, desto eher ist der Anrufer noch nicht bei der Konkurrenz.
6. Online buchen lassen
Wer nur einen Termin will, muss nicht anrufen, wenn die Website einen Buchungslink hat. Das senkt die Zahl der Anrufe, die Sie überhaupt annehmen müssen.
7. Ein menschlicher Telefonservice
Ein externer Telefonservice oder ein Telefonsekretariat nimmt Anrufe in Ihrem Namen an und schickt Ihnen eine Nachricht. Meist wird pro Anruf abgerechnet, oft mit Grundgebühr; Preisbeispiele stehen unter KI-Telefonassistent statt Telefonservice.
8. Ein KI-Telefonassistent
Er nimmt jeden Anruf sofort an, auch nachts und am Wochenende, beantwortet die üblichen Fragen aus Ihren Unterlagen, bucht Termine und stellt dringende Anrufe zu Ihnen durch. Er sagt, dass er eine KI ist. Eine Übersicht der Anbieter und Preise: KI-Telefonassistenten im Vergleich.
Welche Lösung passt?
- Wenige verpasste Anrufe, alle zu Bürozeiten: Anrufgruppe und Rückrufe am selben Tag.
- Viele verpasste Anrufe in Stoßzeiten: Rufumleitung bei Nichtmelden an einen Telefonservice oder einen KI-Assistenten.
- Viele Anrufe nach Feierabend: ein KI-Assistent, weil er rund um die Uhr zum gleichen Preis abnimmt.
- Schwierige, sehr persönliche Gespräche: ein Mensch. Ein KI-Assistent sollte solche Anrufe weitergeben, nicht selbst führen.
Wo NordTell hineinpasst
NordTell ist ein KI-Telefonassistent für kleine Unternehmen: Sie leiten die Anrufe weiter, die Sie nicht annehmen können, und er nimmt sie im Namen Ihrer Firma an. Ab 29 € im Monat, Server in Frankfurt am Main.