KI-Telefonassistent fürs Handwerk: abnehmen auf der Baustelle
Das Telefon klingelt, wenn Sie auf der Leiter stehen, unter einem Waschbecken liegen oder zwei Adern auseinanderhalten. Sie lassen es klingeln, weil es nicht anders geht. Der Anrufer probiert den nächsten Betrieb. Am Abend finden Sie vier Nachrichten auf der Mailbox, zwei davon ohne Nummer. Ein KI-Telefonassistent nimmt ab, während Ihre Hände beschäftigt sind: Er klärt, ob es ein Notfall ist, nimmt die Adresse auf und bucht den Termin. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie ihn für einen Handwerksbetrieb einrichten und was er nie in Ihrem Namen versprechen darf.
Das Telefonproblem im Handwerk
Viele Handwerksbetriebe bestehen aus ein oder zwei Leuten und einem Telefon. Das Telefon ist gleichzeitig Kalender, Auftragsbuch und Navi. Jeder Anruf, den niemand annimmt, ist ein Auftrag, der vielleicht woanders landet, und jeder Anruf, den Sie annehmen, unterbricht die Arbeit. Eine Bürokraft würde das lösen, aber nicht für die Stunden, die Sie bräuchten: ein paar Anrufe am Tag, verteilt von sieben Uhr morgens bis neun Uhr abends.
Ein Telefonassistent passt genau in diese Lücke. Er nimmt jeden Anruf gleich an, sagt, dass er eine KI ist, und sortiert so, wie Sie es selbst tun würden, wenn Sie abnehmen könnten. Was Sie sofort braucht, landet sofort bei Ihnen. Was warten kann, kommt in den Kalender, und Sie machen die Arbeit vor sich fertig.
Notfälle von allem anderen trennen
Das Nützlichste am Assistenten ist das Sortieren, und zwar mit Fragen, die Sie selbst schreiben. Halten Sie sie so einfach, dass ein gestresster Anrufer sie beantworten kann.
- Läuft gerade Wasser durch eine Decke oder über den Boden?
- Ist der Strom komplett weg, oder nur eine Steckdose oder ein Raum?
- Riecht es verbrannt, oder sehen Sie Rauch oder Funken?
- Ist jemand verletzt oder in Gefahr?
Jedes Ja bedeutet Notfall. Der Assistent legt den Anrufer mit Wartemusik in die Warteschleife, ruft Ihr Handy an, sagt Ihnen in einem Satz, wer wartet und was los ist, und verbindet Sie. Nehmen Sie nicht ab, geht er zum Anrufer zurück, sagt das ehrlich, nimmt eine Nachricht auf und schickt Ihnen die Angaben, damit Sie zwischen zwei Aufträgen zurückrufen können. Erwähnt jemand Gasgeruch, hat der Assistent nur eine Aufgabe: dem Anrufer zu sagen, dass er das Gebäude verlassen und von draußen den Notdienst seines Gasversorgers oder die 112 anrufen soll. Tragen Sie die Nummern selbst in die Anweisungen ein. Alles andere, vom tropfenden Wasserhahn bis zum neuen Bad, ist Routine und kommt in den Kalender.
Was er aufnimmt, damit der Einsatz klappt
Eine gute Nachricht ist nicht „jemand hat wegen der Heizung angerufen“. Sagen Sie dem Assistenten genau, welche Angaben er braucht, und er fragt sie einzeln ab: Name und Nummer, die vollständige Adresse, die Art des Gebäudes und das Stockwerk, das Problem in den Worten des Anrufers, wie man hineinkommt, wenn niemand zu Hause ist, wann der Anrufer Zeit hat und wie er auf Sie gekommen ist. Er kann die Adresse zur Kontrolle vorlesen und dem Anrufer per SMS die vereinbarte Zeit und Ihren Namen schicken.
Nach dem Anruf schreibt er eine Zusammenfassung und ein Ergebnis. So sehen Sie auf einen Blick, welche Anrufe gebucht sind, wo ein Rückruf fällig ist und was Lieferanten oder Verkäufer waren. Nutzen Sie eine Handwerkersoftware, kann ein Webhook den neuen Auftrag direkt nach dem Anruf dorthin übergeben.
Preise und Versprechen, die er nicht machen darf
Anrufer fragen, was es kostet. Der Assistent darf eine Anfahrtspauschale oder einen Stundensatz nennen, wenn Sie ihm diese in die Unterlagen schreiben, denn das sind Fakten. Er darf nie einen Festpreis für eine Arbeit nennen, die noch niemand gesehen hat, und nie „um drei ist jemand da“ sagen, wenn der Kalender das nicht hergibt. Schreiben Sie das als klare Regel: „Nenne nie einen Gesamtpreis. Sage, dass der Meister nach der Besichtigung ein Angebot macht.“ Und er sagt nie „gebucht“, bevor der Kalender den Termin bestätigt hat. Diese letzte Regel ist in NordTell eingebaut, aber es lohnt sich, sie trotzdem aufzuschreiben, damit der Assistent sie dem Anrufer erklärt.
Einrichten zwischen zwei Aufträgen
Das geht am Handy im Transporter, in Etappen. Schreiben Sie die Anweisungen, als würden Sie einen Kollegen einweisen, der eine Woche lang Ihr Telefon übernimmt: wer Sie sind, was Sie machen, was dringend ist, welche Angaben er braucht, was er nie versprechen darf. Tragen Sie Ihre Arbeitszeiten ein und sagen Sie ihm, was außerhalb davon gilt, zum Beispiel Notfälle an Ihre Bereitschaftsnummer und alles andere für den nächsten Morgen buchen. Geben Sie Ihr Handy als Ziel für Weiterleitungen an. Testen Sie dann im Browser mit dem Mikrofon: Spielen Sie den panischen Anrufer, den Preisvergleicher und die Hausverwaltung mit drei Wohnungen.
Wenn alles passt, schließen Sie eine Nummer an. Sie können die Nummer auf Ihrem Transporter behalten und Anrufe weiterleiten, wenn Sie beschäftigt sind, oder eine Nummer von Twilio, Telnyx oder einem beliebigen SIP-Anbieter mitbringen. Rufumleitung einrichten zeigt die Codes für Vodafone und o2.
Wo NordTell hineinpasst
NordTell ist so gebaut, dass ein Betrieb mit einem Transporter das ohne Entwickler betreiben kann: Anweisungen in klaren Worten, Weiterleitung mit Vorab-Information an Ihr Handy, SMS-Bestätigungen und eine Zusammenfassung jedes Anrufs. Sie zahlen für Minuten, nicht pro Nutzer, und das kleinste Paket kostet 29 € im Monat für Betriebe mit ein paar Anrufen am Tag. Die Server stehen in Frankfurt am Main, das Unternehmen sitzt in Kopenhagen.