KI-Sekretärin fürs Telefon: was sie kann und was nicht
Eine KI-Sekretärin ist ein Programm, das die Anrufe Ihrer Firma annimmt und mit den Anrufern spricht. Sie beantwortet Fragen, bucht Termine, nimmt Nachrichten auf und stellt durch, wenn ein Mensch gebraucht wird. Sie ersetzt keine gute Bürokraft, nimmt ihr aber genau die Anrufe ab, die jeden Tag gleich sind. Dieser Beitrag zeigt, was eine KI-Sekretärin im Büro übernimmt, wo ein Mensch besser ist und was sie kostet.
Was eine KI-Sekretärin übernimmt
- Anrufe annehmen, sofort und rund um die Uhr, im Namen Ihrer Firma, auch wenn drei Leute gleichzeitig anrufen.
- Fragen beantworten aus Ihren eigenen Unterlagen: Öffnungszeiten, Preise, Anfahrt, Ablauf. Steht die Antwort nicht darin, sagt sie das und bietet einen Rückruf an.
- Termine buchen, verschieben und absagen in Ihrem Kalender. Sie sagt erst „gebucht“, wenn der Kalender bestätigt hat.
- Nachrichten aufnehmen mit Name, Nummer und Anliegen, und sie Ihnen als kurze Zusammenfassung schicken.
- Durchstellen: Wird ein Mensch gebraucht, informiert sie den Kollegen kurz und verbindet dann. Nimmt niemand ab, geht sie zum Anrufer zurück.
Was sie nicht tun sollte
Beschwerden, Verhandlungen, Trauer, Ärger: Solche Gespräche gehören zu einem Menschen. Eine gute KI-Sekretärin erkennt sie und gibt sie weiter, statt selbst zu improvisieren. Sie sagt außerdem, dass sie eine KI ist. Seit dem 2. August 2026 verlangt Artikel 50 der EU-KI-Verordnung, dass Anrufer das erkennen können, und die meisten Anrufer finden es ohnehin angenehmer, es zu wissen.
KI-Sekretärin, Telefonsekretariat oder Bürokraft?
| KI-Sekretärin | Telefonsekretariat | Eigene Bürokraft | |
|---|---|---|---|
| Erreichbar | rund um die Uhr | meist zu Bürozeiten, abends mit Aufschlag | in der Arbeitszeit |
| Abrechnung | pro Gesprächsminute oder Paket | meist pro Anruf, oft plus Grundgebühr | Gehalt |
| Termine buchen | direkt im Kalender | je nach Anbieter | ja |
| Schwierige Gespräche | gibt sie weiter | ja, mit Erfahrung | ja |
| Andere Aufgaben im Büro | nein, nur Telefon | nein | ja |
Viele Firmen kombinieren: Die KI-Sekretärin nimmt die wiederkehrenden Anrufe und die nach Feierabend, die Bürokraft übernimmt die schwierigen. Konkrete Preise menschlicher Telefonservices stehen unter KI-Telefonassistent statt Telefonservice.
Was eine KI-Sekretärin kostet
Die meisten Anbieter rechnen pro Gesprächsminute ab, mit oder ohne Grundpaket. Bei NordTell beginnt es bei 29 € im Monat mit 60 Minuten inklusive. Einen Überblick über andere Anbieter gibt KI-Telefonassistenten im Vergleich, und wie Sie Ihre eigenen Kosten ausrechnen, steht in Was kostet ein KI-Telefonassistent?.
So starten Sie
- Zählen Sie zwei Wochen lang, welche Anrufe kommen und welche verpasst werden.
- Schreiben Sie die zehn häufigsten Fragen mit Antworten auf. Das ist das Wissen der KI-Sekretärin.
- Richten Sie sie im Browser ein und testen Sie sie mit dem Mikrofon.
- Leiten Sie zuerst nur die Anrufe weiter, die Sie nicht annehmen. Wie das geht, steht in Rufumleitung einrichten.
Wo NordTell hineinpasst
NordTell ist ein KI-Telefonassistent, den Sie genau als KI-Sekretärin einsetzen können: Anweisungen in klaren Worten, Kalender, Weiterleitung mit Vorab-Information und eine Zusammenfassung jedes Anrufs. Server in Frankfurt am Main, alle Funktionen in jedem Paket.